Assistente de Programa – Operações Centrais e Suporte a

Program Assistant – Central Operations & Program Support

A Population Services International (PSI), organização global de saúde pública, está a recrutar um Program Assistant para o escritório central em Maputo. Esta é uma oportunidade para profissionais de suporte operacional que desejam contribuir para programas de alto impacto em Moçambique, integrando uma equipa multidisciplinar e colaborando diretamente com províncias e parceiros.

Sobre a Função

O Program Assistant – Central Operations & Program Support é o elo central entre os departamentos da sede e as equipas provinciais. O foco está em garantir que as atividades de campo sejam planeadas, executadas e monitorizadas com eficiência, dentro dos prazos e em conformidade com as políticas da PSI. Este papel exige uma visão integrada de logística, procurement, finanças e comunicação, assegurando que cada detalhe operacional esteja alinhado com os objetivos programáticos.

Principais Responsabilidades

Coordenação de Programas e Logística

• Organizar a logística de formações, workshops, reuniões e visitas de supervisão em múltiplos projetos.

• Gerir viagens (voos, alojamento, processos de ajudas de custo) para colaboradores e participantes.

• Preparar e acompanhar orçamentos de atividades em articulação com as equipas de programa.

• Garantir a disponibilidade atempada de materiais de formação, suprimentos e equipamentos.

• Desenvolver e gerir checklists para assegurar a execução fluida de cada atividade.

• Apoiar a elaboração de relatórios programáticos para uso interno e de doadores.

• Manter calendários centralizados e ferramentas de acompanhamento das atividades do programa.

Planeamento Operacional

• Trabalhar com as equipas de programa para planear calendários e necessidades logísticas com antecedência.

• Acompanhar os calendários de implementação e garantir alinhamento entre os prazos dos programas e a prontidão operacional.

• Coordenar com os departamentos internos (Compras, Finanças, RH) para assegurar a entrega atempada de serviços.

• Apoiar a coordenação de missões de campo e visitas de supervisão.

Coordenação Financeira e de Compras

• Iniciar e acompanhar pedidos de compra de bens e serviços necessários para as atividades do programa.

• Apoiar o processamento de adiantamentos de viagem, pagamentos e liquidações, em conformidade com as políticas da PSI.

• Monitorizar despesas relacionadas com atividades e garantir a documentação adequada.

• Ligar com as Finanças para assegurar o processamento atempado dos pagamentos e a conformidade.

Comunicação e Coordenação

• Servir como ponto de coordenação entre as equipas de programa, unidades operacionais e pessoal provincial.

• Partilhar planos logísticos e atualizações com todas as partes interessadas.

• Apoiar a organização de reuniões de coordenação e acompanhar os pontos de ação relacionados com operações.

• Garantir a comunicação atempada de alterações ou desafios que afetem as atividades planeadas.

• Assegurar o fluxo de comunicação interna no departamento, promovendo o acompanhamento e a partilha de informação.

Documentação e Relatórios

• Manter registos organizados de toda a documentação logística (viagens, compras, pagamentos).

• Compilar documentação de atividades (listas de presença, agendas, relatórios).

• Apoiar a preparação de resumos logísticos para relatórios internos.

• Garantir o arquivo adequado para prontidão de auditoria.

• Manter registos administrativos organizados relacionados com aprovações, correspondência e pedidos internos.

Gestão de Ativos e Materiais

• Acompanhar a movimentação e distribuição de materiais de formação e suprimentos.

• Apoiar a coordenação do envio e entrega de commodities e materiais de IEC.

• Manter registos básicos de inventário dos materiais do programa utilizados nas atividades.

Apoio Administrativo e Departamental

• Prestar apoio administrativo direto a todos os Programas, incluindo viagens e organização de workshops.

• Organizar e manter ficheiros departamentais (eletrónicos e físicos) de acordo com as normas internas.

• Servir como ponto focal para coordenação administrativa com RH, Finanças, Compras e Administração.

• Apoiar a logística de integração de novos colaboradores no departamento (espaço de trabalho, pedidos de acesso, orientação básica).

• Assistir na compilação de informações e documentação solicitadas pela gestão, doadores ou auditores.

Perfil e Qualificações

• Licenciatura em Administração, Gestão, Logística, Saúde Pública ou áreas afins.

• Mínimo de 2 a 3 anos de experiência em logística, operações ou apoio a programas, preferencialmente em contexto de ONG.

• Experiência na organização de formações, workshops ou atividades de campo é altamente desejável.

• Conhecimento básico de processos de compras e financeiros.

• Capacidade comprovada de organização e gestão de múltiplas tarefas.

• Proficiência em Microsoft Office (Excel e Outlook são essenciais).

• Fluência em português; inglês é uma vantagem.

• Experiência em apoio administrativo ou gestão de escritório é um diferencial.

• Forte capacidade de acompanhamento e coordenação.

Outros Requisitos

• Disponibilidade para viagens ocasionais às províncias.

• Capacidade de gerir múltiplas prioridades entre diferentes equipas.

• Elevada atenção ao detalhe e mentalidade de resolução de problemas.

• Excelentes competências interpessoais e capacidade de trabalhar em equipa.

• Compromisso com os valores da PSI e as políticas de salvaguarda.

Como Candidatar-se

Se esta oportunidade se alinha com o seu perfil e ambição profissional, candidate-se com um currículo atualizado e uma carta de candidatura que destaque a sua experiência em logística e coordenação de programas. Para se preparar melhor, consulte o nosso guia sobre os Melhores Sites de Emprego em Moçambique e aprenda a responder à pergunta “Fale-me de Si” na Entrevista — mesmo com pouca experiência. Candidate-se hoje e faça parte de uma organização que transforma vidas em Moçambique.